1. Tło firmy

Firma X, polski producent mebli na wymiar, działający od 10 lat na rynku krajowym, specjalizuje się w produkcji wysokiej jakości mebli kuchennych, łazienkowych i biurowych. Firma osiągnęła sukces na polskim rynku, dostarczając meble dla klientów indywidualnych oraz dużych inwestycji budowlanych, takich jak apartamentowce, hotele i przestrzenie biurowe typu open space. Firma współpracuje głównie z przedsiębiorstwami na zasadzie B2B. W poszukiwaniu nowych rynków zbytu firma postanowiła wejść na rynek niemiecki, licząc na jego potencjał i bliskość geograficzną. W Niemczech nieprzerwanie trwają inwestycje w przestrzenie co-workingowe, hotelowe i biurowe, co skłoniło zarząd do podjęcia decyzji o ekspansji.

2. Cele firmy

Główne cele firmy X na rynku niemieckim to:
• Pozyskanie klientów instytucjonalnych, takich jak deweloperzy oraz inwestorzy budowlani.
• Ugruntowanie marki na rynku niemieckim jako producenta wysokiej jakości mebli na
wymiar.
• Rozszerzenie działalności o inwestycje związane z wykańczaniem wnętrz i
kompleksowymi realizacjami „pod klucz”.
• Pozyskanie lokalnych partnerów handlowych i dostawców komponentów.
• Zwiększenie udziału eksportu w całkowitych przychodach firmy do 30% w ciągu
pierwszych dwóch lat.

3. Trudności napotkane na rynku niemieckim

a) Kwestie formalne przy ekspansji na rynek niemiecki

Początkowo firma X zakładała, że będzie prowadziła prace na rynku niemieckim poprzez swoją główną firmę matkę. Okazało się, że nie mogłaby występować o pozwolenie na pracę swojego zespołu montażowego, składającego się głównie z obywateli Ukrainy, w niezbędnym zakresie i czasie trwania. Dodatkowo okazało się, że warunkiem koniecznym do wygrania przetargów na niektóre projekty jest posiadanie niemieckiego oddziału spółki.

Rozwiązanie: Po rozważeniu wszystkich za i przeciw oraz po konsultacjach z doradcą podatkowym w Niemczech firma zdecydowała się na otworzenie zupełnie niezależnej spółki GmbH w Niemczech, która będzie powiązana ze spółką matką osobą prezesa i będzie działała jako jedyny dystrybutor wyrobów spółki matki w Niemczech. Do otwarcia spółki firma zatrudniła biuro doradcze Kundendienst.pl, które w kooperacji z wybranym przez firmę X biurem podatkowo-księgowym przygotowało dokumenty, umowy i wszystkie formalności niezbędne do rejestracji firmy, w tym założenie konta bankowego, wystąpienie o numery, znalezienie biura, wpisy i koordynację terminów z urzędami i notariuszem. Prezes firmy musiał jedynie pojawić się raz w Niemczech i złożyć podpisy w kancelarii.

b) Różnice kulturowe i oczekiwania klientów
Firma X początkowo miała trudności z dostosowaniem swoich produktów do preferencji niemieckich konsumentów. W Polsce klienci preferowali nowoczesne i minimalistyczne wzornictwo, natomiast w Niemczech klienci zwracali większą uwagę na trwałość, ekologiczne aspekty produkcji oraz dłuższą gwarancję. To różne podejście do wartości produktu wymagało od firmy X zmian w strategii produktowej.

Rozwiązanie: Po przeprowadzeniu analizy rynku i konsultacjach z lokalnymi ekspertami, firma X wprowadziła bardziej zrównoważone produkty z certyfikatem FSC, które lepiej spełniały oczekiwania niemieckiego klienta. Zmieniono również ofertę, uwzględniając dłuższą gwarancję na meble oraz sprzęt AGD pochodzący od zewnętrznych podmiotów, co stało się ważnym argumentem sprzedażowym.

c) Rygorystyczne normy i przepisy budowlane
Rynek niemiecki charakteryzuje się bardzo rygorystycznymi przepisami budowlanymi oraz normami dotyczącymi materiałów używanych w budownictwie i wykończeniach wnętrz. Firma X napotkała trudności z dostosowaniem się do niemieckich norm dotyczących jakości materiałów (DIN-Normen), ekologii oraz standardów bezpieczeństwa, które były bardziej restrykcyjne niż w Polsce. Dotyczyło to zarówno certyfikacji materiałów używanych w produkcji mebli, jak i procedur montażowych na budowach.

Rozwiązanie: Firma X musiała zainwestować w audyty jakościowe oraz certyfikaty potwierdzające zgodność z niemieckimi normami oraz zobowiązała dostawców do przedstawienia takich certyfikatów, na co mogła sobie pozwolić jako duży odbiorca. Firma zdecydowała się na szkolenie prowadzone przez izbę handlową w zakresie bezpieczeństwa (Sicherheitsbeauftragten) dla wszystkich niemieckojęzycznych managerów, wyposażyła ich tym samym w wymagane przez prawo kompetencje w zakresie bezpieczeństwa na terenie inwestycji, bez konieczności zatrudniania pracowników tylko w tym celu i wprowadzania na teren inwestycji dodatkowych osób. Dodatkowo firma zakupiła niezbędny do montażu sprzęt, taki jak drabiny i podnośniki, spełniający wymogi rynku niemieckiego, który jest do dyspozycji zespołu montażowego, niezależnie od tego, z jakim zewnętrznym podmiotem firma zdecyduje się pracować w tym zakresie.

d) Bariery językowe
Kadra zarządzająca i handlowa firmy X początkowo nie była dobrze przygotowana pod kątem znajomości języka niemieckiego. O ile przygotowanie oferty i prowadzenie negocjacji było możliwe w języku angielskim, powszechnie używanym wśród kadry menedżerskiej dużych inwestorów, o tyle szczegółowe ustalenia techniczne i budowlane wymagały znajomości języka niemieckiego, a próby komunikacji w języku angielskim prowadziły do
nieporozumień, opóźnień w realizacji zamówień i ryzyka wystąpienia błędów pomiarowych i projektowych.

Rozwiązanie: Firma zatrudniła niemieckojęzycznych project managerów, a także
zainwestowała w szkolenia językowe dla pracowników kluczowych działów w firmie matce.
Wprowadzenie materiałów marketingowych i oferty produktowej w języku niemieckim
pomogło w poprawie relacji biznesowych, a obecność managerów na miejscu usprawniła
przepływ informacji i zapewniła regularne monitorowanie postępów prac, rozpoznając
ewentualne trudności mające wpływ na produkcję w firmie matce.

e) Wysokie wymagania dotyczące terminowości i jakości realizacji

Niemieccy deweloperzy i inwestorzy budowlani mają bardzo wysokie oczekiwania

dotyczące zarówno jakości wykończenia, jak i terminowości realizacji projektów. Firma X napotkała trudności z dotrzymaniem terminów w związku z koniecznością spełnienia dodatkowych norm oraz brakiem wystarczającej liczby wykwalifikowanych pracowników na terenie Niemiec. Zdarzały się opóźnienia w dostawach materiałów oraz problemy z lokalnymi podwykonawcami.

Rozwiązanie: Aby sprostać wysokim oczekiwaniom, firma X zdecydowała się na rozbudowę
lokalnej bazy dostawców oraz podwykonawców w Niemczech, co umożliwiło szybsze
reagowanie na potrzeby inwestycji. Wprowadzono także bardziej szczegółowy
harmonogram realizacji projektów i zwiększono liczbę nadzorców budowy odpowiedzialnych
za kontrolę jakości.

f) Wymagania dotyczące ubezpieczeń i gwarancji

Na rynku niemieckim, w szczególności w sektorze budowlanym, obowiązują surowe wymagania dotyczące gwarancji jakości oraz ubezpieczeń związanych z realizacją inwestycji. Firma Z musiała dostosować swoje procedury i zabezpieczenia do lokalnych standardów, co wiązało się z dodatkowymi kosztami i formalnościami. Kontrakty budowlane w Niemczech często wymagają ubezpieczeń od odpowiedzialności cywilnej oraz wieloletnich gwarancji na wykonaną pracę.

Rozwiązanie: Firma Z nawiązała współpracę z niemiecką firmą ubezpieczeniową, która pomogła w opracowaniu odpowiednich polis ubezpieczeniowych, spełniających lokalne wymagania. Na tym etapie potwierdziła się zasadność otworzenia niemieckiej spółki, ponieważ polski podmiot nie otrzymałby stosownych polis i gwarancji od niemieckiego
towarzystwa ubezpieczeniowego. Wprowadzono również bardziej rygorystyczne procedury kontrolne na etapie produkcji i montażu, aby minimalizować ryzyko reklamacji oraz związane z nimi koszty.

4. Wnioski i rekomendacje

Pomimo trudności, firma X z powodzeniem weszła na niemiecki rynek, ale proces ten wymagał wielu dostosowań i inwestycji. Kluczowe wnioski, które można wyciągnąć z tego case study, to:
• Znajomość lokalnych oczekiwań i preferencji klientów jest kluczowa. Nie można przenosić tych samych rozwiązań i strategii z jednego rynku na drugi bez wcześniejszych badań.
• Zrozumienie lokalnych norm i przepisów budowlanych jest kluczowe w branży inwestycyjnej. Inwestowanie w odpowiednie certyfikacje i dostosowanie do standardów jest niezbędne.
• Bariery językowe i różnice kulturowe mogą znacząco utrudnić wejście na rynek, dlatego warto od samego początku angażować lokalnych specjalistów i inwestować w odpowiednie szkolenia.
• Rygorystyczne podejście do terminowości i jakości to kluczowe elementy współpracy z niemieckimi klientami. Firma X, pomimo początkowych trudności, była w stanie ustabilizować swoją pozycję w Niemczech, co otworzyło przed nią nowe możliwości rozwoju na innych rynkach europejskich.
• Zatrudnienie lokalnych pracowników lub współpraca z lokalnymi podwykonawcami pozwala na lepsze zrozumienie specyfiki rynku i zmniejszenie ryzyka opóźnień.

• Rygorystyczne podejście do terminowości i jakości to kluczowe elementy współpracy z niemieckimi klientami.
• Odpowiednia komunikacja językowa i kulturowa minimalizuje ryzyko nieporozumień i pomaga budować relacje z klientami.
• Inwestowanie w lokalną logistykę i partnerów dostaw pomaga w optymalizacji procesów realizacyjnych.
• Zrozumienie i przestrzeganie lokalnych przepisów dotyczących ubezpieczeń i jakości jest kluczowe dla uniknięcia problemów prawnych i budowania długoterminowej wiarygodności w branży budowlanej na rynku zagranicznym. Firma X, poprzez inwestycje w lokalne zasoby i dostosowanie swoich działań do niemieckich standardów, była w stanie zdobyć zaufanie niemieckich generalnych wykonawców i sukcesywnie rozwijać swoją działalność na terenie Niemiec.

W jakim zakresie pracowaliśmy dla firmy X:
● Składaliśmy w imieniu spółki zapytania w różnych urzędach, szukając takiego, który zgodzi się na preferowaną przez spółkę nazwę, składając każdorazowo stosowną argumentację.
● Przedstawiliśmy firmie różne warianty lokalizacji biura dopasowane do urzędu, który wyraził zgodę na rejestrację nazwy i koordynowaliśmy zawarcie umowy z wynajmującym.
● Przygotowaliśmy proces założenia spółki GmbH w Niemczech. Skontaktowaliśmy spółkę z notariuszem, zleciliśmy przygotowanie umowy, przeprowadziliśmy procedurę założenia konta aż do weryfikacji tożsamości prezesa. Byliśmy w ciągłym kontakcie z biurem księgowo-podatkowym, z którym ustaliliśmy podział zadań i monitorowaliśmy postępy.
● Zadbaliśmy o formalne wpisy do Creditreform, Transparenzregister, zamówiliśmy dla firmy X Gewerbezentralregisterauszug, koordynowaliśmy odpowiedzi na zapytania zwrotne ze strony urzędu skarbowego dotyczące szczegółów planowanej działalności klienta.
● Sprawdziliśmy konieczność przestrzegania zasad cen transferowych, nadzorowaliśmy stworzenie stosownych umów i procedur, znaleźliśmy dla firmy X ekspertów po niemieckiej stronie do obsługi tej kwestii.
● Zanim spółka zatrudniła niemieckojęzyczny zespół, pośredniczyliśmy w odbieraniu i tłumaczeniu poczty, a także towarzyszyliśmy spółce w kluczowych spotkaniach jako członkowie zespołu klienta, wchodząc w bezpośredni kontakt z partnerami biznesowymi i oferując swoją pomoc językową i merytoryczną w zakresie wymagań formalnych.
● Skontaktowaliśmy zarząd spółki z dwujęzycznym prawnikiem w celu uregulowania statusu prezesa poprzez Geschäftsführervertrag.
● Skontaktowaliśmy zarząd spółki z zaufanym doradcą ubezpieczeniowym, który z powodzeniem przeprowadził ich przez proces uzyskania gwarancji bankowej na dużą sumę mimo dodatkowych wymogów formalnych dla nowo otwartych przedsiębiorstw oraz obsłużył kompleksowo spółkę w zakresie potrzeb ubezpieczeniowych.
● Jesteśmy w stałym kontakcie z zarządem spółki, który w pełni nam ufa i zwraca się z pytaniami dotyczącymi procedur formalnych związanych z rozliczeniem rocznym, zatrudnianiem pracowników, leasingiem pojazdów czy odnawianiem zaświadczeń, które stara się wykonywać sam, ale w każdej chwili może na nas liczyć w razie trudności czy wątpliwości.

W jakim zakresie pracowaliśmy dla firmy Y:

• Zarząd spółki skontaktował się z nami już po założeniu spółki, kiedy nie funkcjonowała ona tak, jak zakładano.
• Skontaktowaliśmy spółkę z partnerem oferującym fulfillment dla polskich przedsiębiorstw działających w Niemczech i pośredniczyliśmy w negocjacjach i zawarciu umowy.
• Przeprowadziliśmy dla spółki pozyskanie kodów EAN na część ich produktów oraz przeprowadziliśmy rejestrację w systemie LUCID na potrzeby wprowadzanych do obiegu opakowań.
• Zasugerowaliśmy spółce zasadność wprowadzenia bezpłatnych zwrotów, wskazując na kluczowych w branży graczy.
• Wraz z naszym partnerem technicznym poprawiliśmy stronę internetową spółki, uzupełniając ją o dogodne dla niemieckich klientów bramki płatności.
• Weryfikowaliśmy dla klienta możliwości i koszty wejścia na platformy sprzedażowe Zalando, Amazon, eBay, Kaufland i Otto. Klient nie zdecydował się na ten kanał sprzedaży, wybierając wariant dystrybucji limitowanych, cyklicznych kolekcji.
• Skontaktowaliśmy klienta z partnerskim podwykonawcą w zakresie obsługi social media i strategii marketingowych.
• Przejęliśmy dla spółki obsługę klienta niemieckojęzycznego, obsługując zapytania mailowe, telefoniczne i przez social media. Zintegrowaliśmy CRM dla szybkiego przepływu informacji, wdrożyliśmy przekazane przez spółkę wytyczne dotyczące reakcji w powtarzających się sytuacjach, jesteśmy w stałym kontakcie z polską częścią zespołu w razie wątpliwości czy sytuacji niestandardowych.
• Skontaktowaliśmy spółkę z innym biurem księgowo-podatkowym oraz polskojęzycznym agentem ubezpieczeń, którzy kompleksowo zabezpieczają potrzeby formalne spółki.